איך לרתום את הארגון להפוך לארגון מגייס

איך לרתום את הארגון להפוך לארגון מגייס
באחת השיחות האחרונות שלי עם מנהלת משאבי אנוש שהתקשרה לשמוע על סדנה למראיינים היא אמרה לי "אותי כבר שכנעת, את מתפרצת לדלת פתוחה, השאלה היא איך אני משכנעת את המנהלים בארגון שלי". 

והאמת היא שזה ממש לא פשוט לרתום הנהלה לאשר הכשרה למנהלים בתחום הגיוס. קצת כמו מרוץ משוכות, יש פה כמה מכשולים שצריך לדלג מעליהם. העניין התקציבי – לקבל תקציב להדרכה, הזמן שצריך לפנות למשתתפים, הקשב של המנהלים והפתיחות שלהם ללמוד ולקבל כלים, וכל אלה מגיעים אחרי שהצלחנו לשכנע את ההנהלה שהגיוס הוא לא משימה של צוות הגיוס לבד, אלא של כל הארגון. שאסטרטגיית הגיוס #1 תמיד תהיה לרתום את כל הארגון להיות "ארגון מגייס". 

אני רוצה לשתף אותך בדרך שאני מציעה תמיד כדי לרתום את ההנהלה ולקבל אישור לכל אלה – התקציב, הזמן, ולקיחת האחריות הניהולית על הארגון כארגון מגייס.

1. מצב השוק – (כמעט) אין מובטלים.
אני מתחילה במצב השוק כי יותר מדי מנהלים לא מודעים אליו. רמה גבוהה מאד של משרות פנויות: לפני "שאגת הארי" היינו במספר משרות פנויות שגבוה מ-150,000 כמו בשיא של 2022, אבל ברמת אבטלה נמוכה מאד 2.9% נכון לאפריל. רמת אבטלה של מתחת ל -3% משקפת את המצב בו הרבה אנשים במילואים / בשיקום ולא זמינים לשוק העבודה. כאן שקף שאפשר להציג אצלך בארגון. 

בשורה התחתונה – אין מועמדים. חשוב שמנהלים יבינו שאין איזה מאגר סודי של מועמדים שמחכים שתפרסמו את המודעה שלכם. הם עובדים כרגע וצריך לעשות מהלך מספיק מעניין שיגרום להם לעזוב עבודה ולעבור לתפקיד אצלכם. זה לא טריוויאלי!

2. מחיר הטעויות
לעצור לתת למנהלים כלים זה יקר. זה הזמן שלהם, זה העלות של המרצה, זה לכאורה לא זול. אבל האמת היא שלא לעצור, ולתת למנהלים להמשיך לעשות טעויות בגיוס זו עלות גדולה פי כמה. תחקרו כמה טעויות גיוס היו לכם בשנה האחרונה. כמה אנשים עזבו אחרי פחות מ 3-6 חודשים. אני מתמקדת בהם כי עלות ההחלפה היא בממוצע 3 חודשי משכורת בנוסף למשכורת ששילמתם להם והלכה לפח. צריך להוסיף למשכורת את עלות החפיפה, ההשקעה באדם החדש עד שהוא/היא הופכ/ת לאפקטיבי/ת, וגם את עלות צוות הגיוס שרתום לאתר החלפה, את עלות המנהלים והזמן הניהולי המושקע, את הטעויות המקצועיות וזמן הלמידה. הנזקים יכולים להגיע למאות אלפי שקלים ואפילו מיליונים, בארגון שמגייס הרבה עובדים. 

אם תעשו את החשבון הזה במדויק עבור הארגון שלכם יש סיכוי טוב שתגלו שלהכניס קבוצה לחדר ולהדריך אותם דורש עלות מצחיקה או מזערית, כזו שטעות גיוס אחת שתחסכו כבר תחזיר אותה.

3. האם הארגון צריך להיות "ארגון מגייס"
אני יודעת שיש הרבה נשות ואנשי משאבי אנוש שלא מסכימות ולא מסכימים איתי. כשאני מדברת על "ארגון מגייס" זה נשמע כאילו אני מסירה את האחריות מצוות הגיוס או מנסה "להפיל את זה" על המנהלים. אבל זה ממש ההיפך. יש לדעתי אחריות עצומה על צוות הגיוס לבנות את תשתיות הגיוס, וגם לרתום את הארגון כולו, מתוך ההבנה של איך פועל מנוף. 
מנוף עובד על ידי שילוב של חוקים בסיסיים בפיזיקה. באמצעות זרוע ארוכה, נקודת משען (ציר), ומערכות כוח (כמו הידראוליקה או כבלים), המנוף מאפשר להרים משאות כבדים מאוד תוך השקעת כוח קטן יחסית.
גם בגיוס, אנחנו רוצים להשתמש בארגון כולו כמנוף להרים את המשא הכבד של הגיוס תוך השקעת כוח קטן יחסית – רתימת הארגון דרך רשת המנהלים. התוצאה תהיה איתור מספר רב של מועמדים לכלל התפקידים בארגון. יש מעט אנשים בגיוס/משאבי אנוש, הרבה אנשים בארגון. בהגדרה. בכל ארגון. מסטרטאפ ועד ארגון של 10,000+ עובדים. 

בהרצאות שלי על "ארגון מגייס" אני מביאה את הדוגמה של מנהל הבטיחות במפעל, שלא יכול לדאוג שלא יהיו תאונות בלי לרתום את כלל הנהגים. בדיוק באותה צורה צוות הגיוס לא יכול לאתר מספיק מועמדים, בוודאי בשוק קשה כמו היום, בלי לרתום את כל הארגון. 

הארגון כולו צריך לקחת חלק באיתור המועמדים ובמיון שלהם בראיונות העבודה. מנהלים צריכים לקחת אחריות על הגדרה מעמיקה של שאלון לריאיון התנהגותי מצבי, על תכנון שיווקי של על הערוצים לאיתור מועמדים ומחקר עם העובדים הקיימים על למה ולמי כדאי לעבוד בתפקיד. כדאי שהעובדים והמנהים יקחו חלק בצילום סרטונים על הארגון והתפקיד ויענו על שאלות מועמדים עוד לפני שהגיעו לראיונות, כדי שרק אלה שמדויקים לתפקיד יגיעו לשלב המיון היקר הזה. כמובן שיש להם גם אחריות כמעט בלעדית על שלב האונבורדינג. הקליטה לצוות ולתפקיד, ההכשרה והשילוב האפקטיבי בצוות הקיים.

הטעות הכי גדולה שעושים צוותי גיוס היא שהם אומרים לארגון "אני אגייס לך. עליי". מורידים את האחריות מהארגון, ולוקחים על עצמכם. זה מגיע מהמקום הכי טוב כמובן, מהרצון להיות פרטנרים טובים לארגון, כאלה שלוקחים לאקסטרים את האחריות שלהם. אבל התוצאה הפוכה. אתם מוצאים את עצמכם רצים נגד הרוח, באתגר קרוב לבלתי אפשרי (או כזה שלוקח מכם כמויות עצומות של אנרגיה), והרבה פעמים אח"כ העובדים החדשים לא שורדים כי המנהלים לא היו מספיק מעורבים בתהליך. ברור לכם שאת מי יאשימו בסוף, נכון? אם לקחתם אחריות על הכל אז גם האשמה על הכישלון תיפול לחיקכם. אני כמובן לא מציעה לרתום את הארגון כדי שלא יאשימו אתכם, אבל חייבים להודות שזה בונוס נחמד…

4. חשיפה משפטית
כשמראיינים שואלים שאלות שפוגעות בחוק שוויון הזדמנויות, יש לארגון (ולשואל/ת) חשיפה משפטית. סיכון משפטי שתבוא מועמדת (או מועמד), תקליט את השאלות שנשאלה ותיגש איתם לבית דין לדיני עבודה בתביעה בעקבות תהליך לא תקין.
אני לא אוהבת להיתלות בסיפור המשפטי כי לדעתי כשמראיינים מקצועית בשיטה של ריאיון התנהגותי מצבי, קל לראות שהשאלות הבעייתיות מבחינה משפטית (מצב משפחתי, מקום מגורים וכו'), פשוט נשמטות. ברור שלא צריך אותן. אבל כשאתם עוסקים ברתימת ההנהלה והארגון כולו לתהליך בהחלט צריך להציג את המצב הקיים, אם יש לכם מנהלים ששואלים על מקום מגורים או על משהו מהרשימה הסגורה של החוק. הנה כאן הפירוט של הנושאים שאסור להפלות לפיהם. שאם מנהלים שאלו ולא גייסו בסוף – בתי משפט כבר פסקו שכנראה שאלו כי רצו להפלות, ולכן הארגונים נקנסו (50,000 ש"ח המינימום הקבוע בחוק ללא הוכחת נזק).

כשאני מדברת על "ארגון מגייס" הכוונה שלי לאלה:

• ארגון שעושה ניוד פנימי לעובדים שלו (יכול להביא את הארגון ל-30%-20% מהמשרות שנסגרות ע"י עובדים בתוך הארגון)
• ארגון ש 50%-65% מהגיוסים שלו מגיעים דרך "חבר מביא חבר"
• ארגון שהמנהלים מראיינים ראיונות עומק (בלי הגיוס/משאבי אנוש ביחד איתם בריאיון)
• בארגון שהמנהלים לוקחים אחריות ניהולית מהרגע הראשון, הם (המנהלים) מצליחים לנהל טוב יותר את העובדים שלהם. נוצרת הבנה מעמיקה לצרכי העובד/ת ולדרך הטובה ביותר לפתח ולשמר אותם
• לכן זה גם ארגון שמדורג גבוה ב"מקום שטוב לעבוד בו" ומשמר עובדים לאורך זמן
• עמידה ביעדי הגיוס גם בתקופות קשות כמו היום

האם הארגון שלכם הוא ארגון מגייס?