בפרויקט הקיץ שלי (בו החלק שלי יסתיים ב 1/9), ניהלתי את המיון לתפקיד מובילי ומובילות מסגרות חינוכיות לילדים מהספקטרום האוטיסטי בתוכנית יומלא של החברה למתנסים. היינו צריכים לגייס השנה מובילים לכ-490 מסגרות, אחרי ששנה שעברה גייסנו ל-232 מסגרות. יותר מפי שניים, אבל השנה היו לנו עובדי החברה שהביאו חברים דבר שעשה הבדל משמעותי ביכולת לעמוד ביעד הקשוח הזה.
ניהלנו דיאלוג עם כ-3500 מועמדים שנכנסו ב-4 החודשים האחרונים למערכת הגיוס, ועוד אלפי מועמדים שהיו שם עוד משנה שעברה, בתוך תהליך מיון מהיר ואפקטיבי. אני חושבת שהתהליך המהיר ביותר היה עם מועמדים ששלחו קו"ח, באותו יום תואם להם ראיון עומק בזום למחרת, התראיינו ועברו. מהירות של 1-2 ימים לתהליך במקרה הטוב, או כמה ימים במקרים הפחות מהירים. באמת מסחרר.
בתוך זה, היה לי ולתוכנית חשוב לתת למועמדים יחס הכי אישי שיכולנו. המועמדים לא אמורים להרגיש "חלק מהעדר" או "עוד מועמד/ת כמו רבים אחרים", למרות שביום יום, זו הרבה פעמים התחושה מהצד השני. כשאת במרתון של לדבר עם עוד אחד ועוד אחת. ברוב הימים מתקיימים אצלנו 20-30 ראיונות במקביל בזום, עם 8-15 מראיינים ומראיינות, ועוברים עשרות ומאות מועמדים. אז איך בתוך סביבה כזאת עמוסה שומרים על יחס אישי?
הרבה בזכות אוטומציה, תשומת לב למילים שלי בהודעות, שיהיו הכי אישיות שאפשר, וגם למילים שאנשים שמגיבים בוחרים ויחס כמו שהייתי רוצה לקבל.
הנה כמה דוגמאות של מה עשיתי:
1. סמסים אישיים – שמשתמשים בשם של המועמדים מתוך מערכת ניהול הגיוס.
אני מנסחת אותם בצורה הכי לא פורמלית שאני יכולה עם ביטויים שנשמעים כמו מתוך שיחה "רק רציתי לבדוק איתך אם עדיין מעניין אותך תפקיד…" או "שלחת לנו בזמנו קורות חיים וחשבתי שאולי יכול להתאים לך". זה איפשר לי שוב ושוב לפנות למאסה (בין עשרות למאות מועמדים בכל סמס)
2. סמסים שמעדכנים על שינויים ובודקים רלוונטיות.
בתחילת התהליך היו לנו מסגרות ב 20 ישובים. היום נשארו 5 אחרונים. אני מעדכנת כל פעם על הישובים הרלוונטיים לוודא שזה עדיין מתאים.
3. התקנתי מערכת (joni) שמאפשרת לי לפנות בוואטסאפ אישי
אז בחלק מהימים כשהצטברה לי רשימה של מועמדים שלא הספקנו לצלצל אליהם שלחתי להם גם הודעות וואטסאפ אישיות "הי [שם פרטי] סליחה שעוד לא הספקנו לצלצל, מבטיחה לנסות אותך שוב מחר בבוקר" וכו'.
4. כשאנשים הגיבו לסמסים עם תגובות אישיות – התייחסתי
שמעתי על נישואי הבת בימים הקרובים, על גילוי רפואי קשה שמפריע כרגע לתאם ראיון, על התלבטויות מקצועיות בהסבה מקצועית ועוד ועוד. אני חושבת שכשכותבים להם הודעות אישיות אנשים מגיבים עם המידע. כמובן שהתייחסתי במקומות הללו. איחלתי בריאות, הזמנתי להיות איתי בקשר אחרי החתונה (וכמובן איחלתי אהבה לאורך הרבה שנים).
5. תחילת התהליך – בבוט קצר של Next Chat
הכנסתי תהליך חדש, ללא ראיון בוידאו הפעם. רק שאלות סגורות ושאלות פתוחות באודיו שתומלל וקיבלתי את התמלול. הטקסט המלא הסתנכרן לתוך ה CIVI וכך יכולנו להתחיל תהליך עם מי שעברו את הסינון הראשון. הם קיבלו את הבוט מיד עם הגשת קורות החיים, גם אם זה היה ב 2:00 לפנות בוקר, ואנחנו ניגשנו בבוקר רק למועמדים שעברו את השאלות הבסיסיות של זמינות ל5 ימים + 2 בקרים. אחרי הסמס שלי שאמר להם את הישובים הרלוונטיים יכולנו להתחיל לדבר.
זה הקישור למיכל הפאונדרית ולצוות – בקרוב וובינר להציג אותם.
זה ייעל בצורה דרמטית את קצב קביעת הראיונות.
6. הגילוי הגדול: ChatGPT מקצר תהליכים.
כששולחים סמס למאות, ועשרות רבות חוזרים – מה עושים עם כל ההודעות האישיות? בהתחלה ישבתי והעתקתי מספר מספר. ואז היה בוקר אחד שלא יכולתי. פשוט לא היה לי זמן. אז ניסיתי אולי GPT יצליח – והוא הצליח!! צילמתי מסך, אמרתי לו שלוף לי מספרי טלפון. (כמובן שהוא מוגדר אצלי חסום ללהעלות לרשת כל פרט ממה שמשתפת בו אז הכל שמור ומאובטח אצלי).
והקסם קרה.
מאז, יש כבר תהליך קבוע. שולחת סמס ל 500-700 איש. אלה שחוזרים אליי בסמס מצלמת מסך, GPT שולף לי והופך לטבלה להורדה, ותוך דקות צוות המראיינות חוזר לאלה שזמינים לפי הזמינות שלהם.
רק כמה דוגמאות קטנות לתהליך אישי – כמה שמצליחים, בגיוסי מאסה של עמותה, עם תקציבים של עמותה, לא תקציבי ענק. צוות מצומצם שמצליח תוך חודשיים להעמיד 490 מובילי מסגרות (טפו טפו, בע"ה בלי נדר), אחרי מיון מעל 3,000 מועמדים בחום הגדול של אוגוסט בפריסה ארצית 🙂
